Nếu bạn là một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp hoặc đơn giản bạn chỉ là một người dùng máy tính và làm việc nghiệp dư trên máy tính ở bất kỳ lĩnh vực nào, bạn cũng đã ít nhất một lần tiếp xúc với khái niệm gọi là PDF – một trong những định dạng file phổ biến nhất hiện nay.
Cũng bởi sự phổ biến của loại hình định dạng này nên nhu cầu tìm hiểu về những cách sửa file pdf nhận được rất nhiều sự quan tâm của người dùng trên đa lĩnh vực. Những kiến thức tuy nhỏ nhưng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong đời sống văn phòng hoặc trong việc truyền tải và lưu trữ thông tin mạng giữa bối cảnh hiện nay. Hãy cùng theo dõi thật kỹ bài viết ngày hôm nay nhé! Điều này sẽ được bật mí ngay đây!
Tại sao các file pdf được nhiều người sử dụng?
Portable Document Format viết tắt là PDF – là một trong những định dạng tài liệu được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Sự xuất hiện của dạng định dạng này vô cùng rộng rãi, trong mọi lĩnh vực với mọi ngành nghề. Cũng chính vì vậy, những người dùng dành rất nhiều sự quan tâm đến lý thuyết về định dạng này để đáp ứng nhu cầu trong công việc thuận tiện hơn.
Với chức năng chính trong việc hỗ trợ những văn bản thô cho phép người dùng sử dụng nhiều font chữ khác nhau để giúp người dùng truyền tải thông tin một cách linh hoạt và nhanh chóng nhất. Bên cạnh đó, định dạng PDF còn hỗ trợ người dùng sử dụng những hình ảnh, âm thanh và các hiệu ứng một cách phù hợp theo từng ngữ cảnh và theo từng mong muốn của người dùng.
Những ưu điểm khi sử dụng định dạng PDF
Sự xuất hiện của PDF đã giúp cho đại bộ phận người dùng có thể giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến việc truyền tải thông tin và các tài liệu quan trọng một cách nhanh chóng, nhẹ nhàng và hiệu quả nhất hiện nay.
Lý giải cho lý do tại sao người dùng yêu thích sử dụng định dạng PDF nhiều hơn các định dạng khác như: Word,… thì có thể kể đến một vài ưu điểm vượt trội như sau:
– Khả năng hỗ trợ người dùng trình bày tài liệu, thông tin một cách đa dạng linh hoạt về font chữ và những hình ảnh, âm thanh cùng các hiệu ứng đi kèm.
– Nếu ở những dạng tài liệu khác, khi bạn sử dụng lệnh in sẽ khiến những thông tin định dạng của tài liệu có đôi chút thay đổi tùy theo từng hệ điều hành khác nhau, thì với PDF, bạn có thể nhanh chóng in tài liệu bằng bất cứ sản phẩm in nào mà không sợ ảnh hưởng đến định dạng có sẵn của văn bản, tài liệu.
– Tất cả những file tài liệu PDF đều được thiết kế phù hợp với bất cứ thiết bị điện thoại nào người dùng sử dụng, dù sử dụng hệ điều hành nào cũng có thể nhanh chóng đọc file nhờ một vài phần mềm hỗ trợ.
– Và một ưu điểm vượt trội khác của PDF được nhiều người dùng đánh giá cao nhất và là “át chủ bài” giúp loại hình định dạng này nhận được nhiều sự yêu thích của người dùng chính là khi tải file PDF về máy có dung lượng rất nhỏ, có thể lưu trữ một cách dễ dàng và gửi tài liệu cũng vô cùng nhanh chóng.
Chỉ với một vài ưu điểm nhỏ ấy cũng đã khiến PDF trở thành một trong những định dạng file được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Trong tương lai, đi theo sự phát triển công nghệ hiện đại thì PDF sẽ được nâng cấp thêm nhiều tính năng ưu việt hơn trước rất nhiều.
Những cách sửa file pdf nhanh chóng, hiệu quả nhất năm 2021
Sau khi đã tìm hiểu kỹ về khái niệm và những ưu điểm vượt trội của PDF, người dùng sẽ có một câu hỏi rằng: “Liệu có chỉnh sửa được file PDF hay không?” Câu trả lời là có, nhưng không hề dễ dàng như chỉnh các tài liệu được lưu dưới dạng file word. Để có thể chỉnh sửa file PDf một cách nhanh chóng nhất, người dùng cần biết những phần mềm sau đây:
Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là một phần mềm chuyên nghiệp hỗ trợ người dùng chỉnh sửa các file pdf một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không ảnh hưởng đến font chữ và hình ảnh cùng các hiệu ứng đi kèm bên trong tệp có sẵn.
Phần mềm này được đánh giá là một trong những cách thức chỉnh file pdf nhanh chóng, dễ sử dụng nhất hiện nay. Điều đầu tiên các bạn cần làm chỉ cần mở phần mềm và bắt đầu mở file pdf cần chỉnh sửa. Sau đó ở thanh công cụ bên phải sẽ có nút “Edit PDF”. Sau bước này bạn đã có thể chỉnh sửa file tùy ý của mình.
Với phần mềm này, bạn có thể cắt ghép, thay thế hoặc sửa lỗi chính tả những văn bản đã có sẵn theo ý muốn. Ngoài ra bạn cũng có thể thay đổi font chữ, kiểu chữ và thêm một số ký hiệu đặc biệt vào văn bản nếu muốn.
Tuy nhiên có một điểm trừ của cách thức này đó chính là mất phí, người dùng sẽ phải tải phần mềm Adobe Acrobat và trả phí để sử dụng phần mềm. Không phải là một cách thức phù hợp với những bạn trẻ, sinh viên hoặc người không chuyên.
Tóm tắt lệnh sửa file pdf bằng Adobe Acrobat:
Mở phần mềm Adobe Acrobat
File/Open/Chọn File Pdf/Open/Edit PDF
Và bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tùy ý.
Microsoft Word
Đây là một cách thức đơn giản hơn các đầu tiên, cũng bởi những thao tác nhập vào tài liệu PDF như đối với phần mềm Adobe Acrobat, người dùng có thể nhập vào Microsoft Word và tùy ý chỉnh sửa theo mong muốn của bản thân.
Tuy nhiên điểm trừ của cách thức này đó chính là yêu cầu người dùng nâng cấp phiên bản Microsoft Word mới nhất như: 2013,2019 hoặc những phiên bản mới hơn mới có thể chỉnh sửa file pdf. Nếu không sẽ không có công cụ hỗ trợ cho việc này. Và đương nhiên bản cần bỏ phí để mua bản quyền của những phần mềm phiên bản mới nhất ấy.
Tóm tắt lệnh chỉnh sửa file pdf bằng Microsoft Word:
Mở phần mềm/File/Open/Chọn tệp cần chỉnh/Ok
Sau Khi chỉnh sửa xong chọn File/Save để lưu bản chỉnh hoàn tất.
Google Docs
Nếu hai cách thức ở trên đều cần mua bản quyền thì ở cách thứ 3 bạn có thể chỉnh sửa file pdf nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí dễ dàng. Việc bạn cần làm đơn giản là tạo tài khoản Google Drive và nhập file pdf bạn muốn sửa vào Drive.
Sau Khi PDF đã xuất hiện, bạn nhấn chuột phải để hiện bảng công cụ, chọn “Mở bằng” và chọn Google Doc. Sau đó file PDF của bạn sẽ được đọc bằng bản word và bạn có thể thay đổi, điều chỉnh dễ dàng.
Tuy nhiên với cách thức này bạn không có quá nhiều sự linh hoạt khi chỉnh sửa bởi sự hạn chế trên Drive. Bạn có thể thay đổi font chữ cũng như chỉnh sửa cắt ghép hoặc thay thế văn bản nhưng việc thêm hiệu ứng hoặc các ký tự đặc biệt có sự hạn chế nhiều hơn so với hai cách thức trên.
Tóm tắt lệnh:
Vào Drive/Mới/Tải tệp pdf lên/Nhấn chuột phải/Open with/Google Tài Liệu.
Sau khi xuất hiện bản word của file pdf, bạn có thể chỉnh sửa trên bản này một cách thoải mái. Lúc lưu về máy chỉnh cần bạn lưu file dưới định dạng pdf là xong.
Foxit Reader
Foxit Reader được đánh giá là một trong những cách thức chỉnh sửa file pdf nhanh chóng đơn giản và linh hoạt nhất hiện nay. Với phần mềm này, bạn có thể chỉnh sửa tệp pdf nhanh chóng, với tốc độ nhanh và mang đến sự điều chỉnh văn bản hiệu quả đẹp mắt nhất.
Cách sử dụng phần mềm này chính là sau khi nhập tài liệu vào phần mềm, bạn nhấp Select Text để lựa chọn đoạn văn bản cần chỉnh sửa. Sau khi lựa chọn thành công bạn copy văn bản và chuyển qua bộ công cụ Word để có thể chỉnh sửa nhanh gọn. Sau khi sửa xong bạn chỉ việc xuất file dưới hai định dạng tùy chọn: Word hoặc PDF. Vậy là bạn đã có thể hoàn thành thao tác chỉnh sửa file pdf rồi.
Tóm tắt lệnh:
Mở phần mềm/Select Text/ Copy toàn bộ văn bản cần chỉnh và chuyển qua định dạng Word/ bắt đầu chỉnh sửa.
Sau khi chỉnh sửa hoàn tất, bạn chỉ cần xuất về file pdf là đã hoàn thành!
Trên đây là những cách thức sửa file pdf nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả nhất hiện nay. Mong rằng qua bài viết ngày hôm nay đã giúp bạn có thêm nhiều kiến thức về định dạng file pdf và những cách thức điều chỉnh tài liệu trên PDF một cách đơn giản nhất! Chúc bạn thành công!
